仕事での連絡方法は何がメインでしょうか。

連絡手段はチャット、メール

私が現在メインに使っているのは、チャットワークです。

次がメールです。

携帯もありますが、ほとんどかかってきません。

テキストコミュニケーションの良いところは、

・文字に残るため、振り返ることができる

・即座の返答を要しないので、下調べして回答できる

・確実に届く（電話の場合だと留守電の場合があります）

・相手の時間を奪わない（相手のタイミングで処理していただける）

・前置き言葉が不要、または最低限

デメリットは、即座に回答が得られないということでしょうか。

その点、電話だと即座にYES/NOの回答は得られますが、詳細がついつい疎かになりがちです（私の場合）

「あ、すいません。さっきの～の件で再度お電話させていただきました。」

みたいなことをやってしまい、かえって非効率になってしまうことも。

やはりテキストコミュニケーションの方がメリットを多く感じます。

デメリットへの対応

ただ、即座に回答が得られないというデメリットには対策しておきたいです。

私が意識していることを箇条書きにしてみます。

もっと取り組めることがあれば今後増やしていきたいです。

・期限ぎりぎりの仕事をしない

→ぎりぎりだと急を要するため電話連絡になりがちです。

・やり取りが何往復にもならないように心がける

→やり取りの回数が増える分、相手の時間も自分の時間も奪うことになるため、最小限の回数になるよう心がけています。

例えば、

①YES/NOで答えられる質問形式にできるならそうする。

②対応いただきたいことを箇条書きにする。

③お客様ごとに対応を少し変えて伝わりやすくする

（理由をしっかり説明した方が伝わる方、シンプルな回答を好まれる方）

・文面をシンプルに、伝えたいことだけを抽出して記載する。

→文面が長くなり言いたいことが分かりづらければ、受け取った相手は意図を理解する必要がありストレスをかけてしまいます。

また、何度も読み返して理解する必要があり、相手の時間を奪うことになります。

⑴結論、⑵理由（簡潔に）

この2つを完結に述べるように心がけています。

・早めに返信する

→受信したその日のうちに返信するように心がけています。

調べないと返信できないケースでも、「現在調べている」という一次回答はお伝えするようにしています。

冷たくなり過ぎない

テキストコミュニケーションは、感情が伝わりにくいという特徴もあります。

良い点でもありますが、時には冷たい印象を与える（感じる）ことがあるかもしれません。

私も実際にそう感じたことがあります。

自分なりの対策は、

・言葉遣いを丁寧に

・語尾を柔らかく

・感謝の想いを伝える

・前向きな言葉選びをする

・指摘には真摯に対応する姿勢を見せる

特に「語尾を柔らかく」は意識しています。

「～して下さい。」でなく、「～していただけますでしょうか。」に代えるだけで随分印象が違います。

一方、自分が冷たいなと感じるメールを受取った場合でも、過度に意識しないことも大事です。

相手の気に障ることを言ってしまったのでは？と考えていると目の前の仕事に集中できませんので。

仕事がスムーズに進められるテキストコミュニケーションの方法を今後も学んでいきたいです。