Googleスプレッドシートとは

すでに使われている方も多いと思いますが、改めて。

Googleスプレッドシート（以下スプレッドシート）とは、

ブラウザ上で使えるエクセルです。

ブラウザ上で使えますので

エクセルを持ってない方でも使うことができ、

複数人で同時編集も可能です。

また、常に最新データを関係者間で共有できます。

エクセルをメールに添付してやり取りする方法の場合、

相手からの応答を待つ必要がありますが、

スプレッドシートの場合、ブラウザ上でアクセスすれば良いだけですので

待ちのストレスから解放されます。

私は仕事上でスプレッドシートをよく使っています。

通知機能を使う

活用のうえでの小技のご紹介です。

スプレッドシートには通知機能があります。

スプレッドシートの内容に変更が入ったときに

メールでお知らせが来るよう設定ができます。

図のように「ツール」「通知設定」「通知を編集」へと進むと、

下の図のような「通知ルールの設定」画面が出ます。

通知のタイミングと方法を選ぶことができます。

私はスプレッドシートをお客様とのQAリストに使っています。

通知機能を設定し、お客様が質問に答えてくれた際に私にメールが来る様にしています。

変更があったときに効率よく確認することができるのでおすすめです。

Excelをスプレッドシート化し、Googleドライブで共有

スプレッドシートを使い始めて以降

お客様との共有資料はExcelでなく全てスプレッドシート化しています。

やり方も簡単です。

エクセルで資料を作成し、

以下のようにスプレッドシート上で「ファイル」「インポート」と進み、

スプレッドシートに取り込みます。

さらに、スプレッドシート上の以下のマークをクリックすれば

Googleドライブの任意の場所を指定して配置することができます。

これでお客様との共有も簡単におこなえます。

注意点

スプレッドシートは便利な機能ですが、ひとつ注意をしていることもあります。

それはセキュリティーです。

ブラウザ上で共有できるので、

設定を誤ると誰もがスプレッドシートにアクセスできてしまいます。

よって、共有設定は「制限付き」とし、

お客様のメールアドレスを指定して共有するようにしています。

セキュリティーに気をつけつつ効率よく仕事をしていくヒントになれば幸いです！