電子帳簿保存法は今どうなってる？
電子帳簿保存法という言葉、いろんなところで聞くようになったと思います。
ずいぶん前からあった制度ですが、改正が相次ぎ
で、今どうなっているの？
状態です^^;
書籍、国税庁、文書管理ソフト会社など、
調べようと思えば情報源は色々とありますが、
・情報が最新でないもの
・限局的なもの
には注意が必要です。
国税庁の電子帳簿保存法の解説も改正前の情報のものがありますので、
出所で一概に信憑性を判断するのも難しそうです。
また、文書管理ソフトのベンダーがCMで「2024年1月1日以降の電子取引は紙保存NG。」
のような放映をしていますが、これもまた違います。
2024年1月1日以降も条件付きで紙保存が認められます。
限局的な情報もあるので、慌てず慌てず。。ということを知っておいていただければと思います。
電子取引の保存とは
電子帳簿保存は3つの取引に大別されます。
本日はそのうちの1つ、「電子取引の保存」について記したいと思います。
「電子取引」は、その名のとおり、取引の最初から最後まで一切紙を使わずデータにより行う取引のことです。
EDIやインターネットを利用した取引、電子メールによる受け渡しなどが該当します。
ただし、保存すべきは取引に関する情報のため、
注文・請求・納品などのほか支払明細や利用明細などが対象です。
（何から何まで全てということではありません）
電子取引の状況
電子取引の現在の状況は、
2023年12月31日までは宥恕措置、2024年1月1日以降は猶予措置におけるルールのもと、
いずれの期間も紙での保存が認められています。
紙で保存して良いという結論は変わりませんが、
電子的にもらった書面を、わざわざ書面にするのは面倒です。
紙保存が認められるとはいえ、電子的に受け取った書面は電子的に保存するのが通常の流れではないでしょうか。
ちなみに私の場合、仕事部屋がコンパクトなことや紙の管理自体が苦手という性格もあり、
電子的に保存をしています。
このような方は電子的な保存が向いていると思います。
2024年1月1日以降の電子取引の保存のルール
2024年1月1日以降は、次のすべての要件を満たせば電子取引のデータ保存が可能です。
①システム関連書類の備え付け
②見読性の確保
③検索機能の確保
④7年間（法人で赤字繰越の場合10年）保存
❺次のいずれか
⑴事務処理規定を作成
⑵タイムスタンプを付与
⑶タイムスタンプが付与されたデータの受け取り
⑷訂正削除の履歴の確認が可能（または訂正削除不可）
ルール詳細
①システム関連書類の備え付け
電子データを保存するシステムに関するルールです。
市販のシステムを使っている方が大半でしょう。
この場合、システムのパンフレット、ライセンス契約書、更新・バックアップ手順書などを保存すれば良いことになっています。
②見読性の確保
データを確認できるよう、PC、ディズプレイ、プリンタなどの出力機器とこれらの操作説明書を備えつける必要があります。
③検索機能の確保
以下の3つの検索機能が必要です。
1 取引年月日、取引金額および取引先を検索条件に設定可。
2 日付又は金額は範囲指定して検索条件を設定できること。
3 2以上の任意の記録項目を設定して検索可能
ただし、2年前の売上高が５千万円以下の場合や、整然・明瞭に整理している場合には、税務署からのダウンロードの求めに応じることで検索要件は不要になります。
④7年間（法人で赤字繰越の場合10年）保存
文字通り、保存期間を守れば問題ありません。
❺は、⑴事務処理規定を作成で対応するのがコストがかからずもっともおすすめです。
サンプル（電子取引に関するもの）が公開されていますので、利用すれば良いでしょう。
実際の準備は？
以上、ルールを記載しましたが、実際にやることは、3つと言えます。（他のルールはすでに満たしていることが多いため）
・システムのパンフレット、ライセンス契約書、更新・バックアップ手順書などを保存
・事務処理規定を作成
・検索機能の確保
検索機能の確保は2年前の売上が５千万円以下であれば不要ですが、
ダウンロードの求めに応じるためには、自社でも容易に検索ができる状態にしておく必要があります。
そのため、ルール上は不要ですが実際の準備の上では行なった方が良いと考えます。
編集後記とちょっとご案内
電子帳簿保存法は、やってもいいしやらなくてもいいわけです。
やらなくてもいいで現状維持でもOKですが、
やった場合のメリットを考えること、そして自分ごととして考えてみることが必要だなと思います。
今度、電子帳簿保存法のセミナーも行います。
よければご参加いただけると嬉しいです（オンライン参加も可能です！）
