異様に多い現金、マイナスの現金

会社の会計処理は帳簿に記載する事から始まります。

記載すると言っても、実際に紙の帳簿に書くのではなく、
パソコンで会計ソフトに取引登録を行います。

日々まめに取引登録を行なっているとあまり起きない事態ですが、
たまに会計ソフトの現金の残高がびっくりするほど多い、
またはマイナスの残高になっているのを目にします。

現金がマイナスになるのは本来おかしい事ですので、
決算時に借入金などに振り返る処理が行われます。

では、現金が異様に多い決算書はどうでしょうか？

現金＝資産ですから、沢山資産があって良い会社と言えるのかと言えば必ずしもそうではありません。

ではなぜ一概に良い会社と言えないのか、確認したいと思います。

会計上の現金≠手元の現金とは？

例えば、決算書の現金在高が1,000万円と記載されているとします。

業種や会社規模によってはおかしくない金額の場合もありますが、
普通に考えると手元に1,000万円ものお金を保管しておくものでしょうか。

盗難などのリスクもあるので、
手元に置いておくのはせいぜい数日間の売上金でしょう。

銀行に預けておく方がしっくりときます。


では、なぜあえて現金として1,000万円を所有しているのか？

一つの理由は、
1,000万円はあくまで決算書の金額で、実際の手元の現在在高と一致していないためです。


ん？決算書と手元の現金は必ず一致するはずですよね？

と思われるかもしれませんが、実はそうでもないのです。


例えば、会社の経費1万円の支払いを現金で行った場合を考えてみます。

支払った瞬間に、手元の現金は1万円減ります。
一方、決算書上はまだ経費を現金で支払ったという取引が反映されていません。
このままの状態では、決算書と実際の現金の金額が1万円ズレてしまいます。

解消するためには、冒頭でお話しした帳簿への取引登録が必要です。

帳簿に登録することで、会社の取引が決算書に反映され、決算書が正しい姿になります。

実際に支払ったという取引を帳簿に反映することを忘れた、
という事が度重なると帳簿と実際の在高のズレが大きくなって、
気づいたら数百万のズレが生じてしまっていた！という事もありえるのです。

実際の現金より決算書の現金が多い理由

実際の現金より、決算書の現金が多いのには
いくつか考えられる理由があります。


①決算書に経費の計上がされていない

会社の経費を現金で支払うと手元の現金は減りますが、
この取引を決算書に反映できていない場合、決算書の現金は減りませんから、
決算書の現金大なり実際の現金となります。


②会社の現金を社長がプライベートで使った場合

この場合も、会社の経費にはなりませんが、
帳簿への取引登録を行わないと現金残高がズレます。

例えば、100万円を社長がプライベートで使ったのであれば、
決算書上は貸付金として以下の仕訳を取引登録します。
【借方】貸付金【貸方】現金　100万円


以上のように、実際に現金を使った事を帳簿に反映しなければ、決算書の現金の方が多くなります。

現金出納帳を付けて、月に1度は確認を

決算書の現金が非常に多い場合は、決算書自体の信憑性に疑いを持たれる可能性があります。

もちろんそれが正しい残高なら問題ありません。

しかしもし事実と異なっていれば、
正しいお金の流れをきちんと把握できていないずさんな会社だと判断されてしまい、
資金調達や税務調査の場でも不利になり、良い事はひとつもありません。

解決策は、
①現金出納帳を付ける事です。

現金出納帳とは、日々の現金の収支を記載して、現金の残高を管理するものです。
現金を使ったり入金の都度、出納帳をつけておけば、決算書に正しい取引登録ができますし、
決算書と実際の残高が違う場合でも原因かを調べやすいです。

現金出納帳はネット上にひな形がたくさんありますし、
会計ソフトベンダーがシステムにインポート可能なひな形を提供しているケースもありますので、
そちらを利用するのがおすすめです。

②現金残高を月に1度は確認する事も有効です。

実際の現金在高と決算書の金額が異なっている状態が長引けば長引くほど、
原因となる記憶を辿るのが難しくなります。
また、もういいや、と投げやりな気持ちにもなりがちです。

まとめ

最近は現金は持たず、もっぱらクレジットカードや電子マネーで
支払いをされる方も多いですね(^^)

現金を持てば管理が必要ですし、なんらかしらの方法で帳簿に反映させる手間が生じます。

であるのならば、現金を持たないという選択肢も良いと考えます。
（クレジットカードや電子マネーはクラウド会計に自動で取引が連携します）

私自身は、最近自分のメイン口座とPayPayが連携しチャージが可能になった事を知り、
早速現金なし生活を初めています。

経過についてはいつかブログに書いてみたいと思います。

現金を使うかどうか、使うならどのように管理し帳簿に反映するか、
皆さんに考えいただけるきっかけになると嬉しいです。