先日、「紙の領収書をScanする」という仕事をしました。


実は私この仕事が苦手です。。

20枚ほどまとめてスキャナにセットしスタートするのですが、
だいたい数枚目で詰まるんです。

今回も薄い領収書を詰まらせてしまって、端っこをグシャってしてしまいました。

グシャってなったところに重しをおいて応急処置をしました。。

ひとりでアワアワして精神的に悪いです。

効率化すると面倒なことが起こるロジック

そもそも、業務フローを変えることができれば
Scan苦手問題を回避するとこができます。


「領収書を預からない」ということです。



例えば、お客様に領収書をスマホ撮影していただく。
そうすれば、クラウド会計に取り込み→画像解析→帳簿に自動入力が可能です。


Excel集計していただき、紙の領収書は自社で保管していただく。
のも良いです。


お客様の方でも、
紙の領収書を勘定科目ごとにまとめて、集計して、
郵送していただくのはご負担でしょうから。


双方にとって効率化に繋がると思います。



ひるがえって、会計事務所の内部業務は効率化できることがまだまだあると感じます。



・会計ソフトに手入力する
・請求書を郵送する
・納付書を税務署にとりに行く　など


特に、会計ソフトの手入力が大部分でしょうか。


でもでも、一方で。


手入力がなくなったわ困るのです。
なぜなら、仕事が無くなってしまうから、です。


手入力していたら、それなりに時間がかかりますから、
会計事務所としては仕事をやっている感があり、お客様にもアピールできます。
そうすると、お客様にもお支払いも頂きやすい。ということです。


それに会計事務所の内部でも、効率化すればするほどどんどん仕事が増えることになります。
効率化して時間があまるなら、次の仕事をお願いされます。


↓こんなかんじ
「手すきでしょ、次これね！」
「……。」


当然、同じ給料なのになぁという不満も出るわけで。


それなら、効率化せずに今のままのんびりやっていればいいということに落ち着いてしまうんですよね。
これが、効率化を妨げる心理的な原因です。

誰に響くのか？

つまり、効率化するにはターゲットを決めなければならないわけです。



いくらゴリ押ししても相手にメリットがなければ、
それはもう単なる片思いなわけです。


誰のお役に立てるのか、これは重要です。


仕事の効率化に一番相性が良いのは、
独立され、かつ時間を大切にされている方だと思います。

特におひとりや少人数でお仕事をされている方。



ご自身で行う作業が増えますから、
ひとつのひとつを短時間で効率的にやっていくことが必要です。


私がお手伝いできることは、経理業務をシステムで効率化し、
会社の経営のことを考えていただける時間を確保していただくということです。



経理作業は代替性があるものですから、
社長にしかできない経営に時間を使っていただきたいと思います。



そのために、クラウド会計とExcelを活用したいと考えています。

まとめ

効率化といっても届く人には届きますし、届かない人には届かないものです。


良い悪いの話をしたいのではなく、
届く方々に必要とされる存在にされるよう日々鍛錬をしたいきたいなと思っています。


今は脱マウスを目指してショートカットキーの種類を増やしています。