クラウド会計を同期しているかどうかで保存方法が異なります

経費をクレジットカードで支払っている場合、
クレジットカードの取引情報はどう保管されていますか？


税金的には、クレジットカードの取引情報も保存が必要です！



クラウド会計は、クレジットカードの取引情報を同期することができます。
同期された取引情報を登録するだけで仕訳が自動生成されるようになっています。


クレジットカードの取引情報＝会計帳簿の取引のもとということになり、
保管が必要になります。


保管方法をまとめてみました。

保管は、帳簿の保存方法を定めた電子帳簿保存法にそって考えます。



クラウド会計にクレジットカードの取引情報を同期している場合、
電子帳簿保存法上は「電子取引の保存」に該当します。



「電子取引の保存」に該当する場合、「電子取引の保存」の要件
を満たす必要があります。



使っているクラウド会計が、
「訂正削除システムによるデータの授受・保存」の要件をみたしていれば
電子取引の保存要件を満たします。

※freee、マネーフォワードクラウドはこの要件に対応しています。



また、利用明細データに含まれている個々の取引についても、
請求書・領収書等を電子データで受領している場合には、
別途、「電子取引の保存要」が必要になります。



なお、2023年の税制改正では、
相当な理由がある場合には、恒久的に紙での保存が認められるようになりました。

そのため、紙保存も認められるわけですが
あくまで例外の対応であるという点は意識しておきたいです。


ちなみに、クラウド会計にクレジットカードを同期していない場合は
「スキャナ保存」の対象となります。


この場合は、原則・例外なく、データでも紙でも保存が認められます。

消費税的には領収書も保管が必要

電子帳簿保存法にそえば、クレジットカードの取引は
クラウド会計に同期して取り込めばよいわけですが、１つ注意点があります。



それは消費税の観点です。
消費税法的には、クレジットカードの利用に紐づく請求書・領収書等の保管をしておくべきです。



消費税は、次の方法で税金が計算されます。
売上にかかる預かった消費税△仕入・経費にかかる支払った消費税＝消費税の納付額
（※簡易課税等を除きます）


仕入・経費にかかる支払った消費税とするには、
一定の書類の保存が必要です。


この書類の中に領収書や請求書が含まれているのです。



インボイス制度の開始前の現時点では
税込み３万円未満の場合などは領収書の保存が不要になる特例があります。


ただし、2023年10月（インボイス制度開始）以降は、この特例は廃止される予定です。
したがって、今後を見据え、全ての領収書・請求書を保存する必要があると考えられます。



領収書、請求書等をデータで受領している場合は、
電子取引の要件を満たしたうえで保存を行います。


例えば、電子取引の保存要件を満たす
freeeのクラウドストレージ「ファイルボックス」を使うのもよいでしょう。
仕訳取引に領収書、請求書を紐づけ、仕訳と書類を一緒に確認ることもできます。


紙で受け取っている場合はスキャナ保存を検討してみるのが良いでしょう。

まとめ

いかがっだったでしょうか(^^

クレジットカードとクラウド会計は相性が良いため同期を行っている方も多いと思います。

電子帳簿保存法的には、クラウド会計（freee、マネーフォワード）に同期。
消費税法も合わせると、領収書等もクラウドストレージにアップロードし、仕訳取引と紐づける。

この方法が経理上も振り返りがスムーズで、結果、効率的ということかと思います。

ぜひご検討してみてください☆彡