もうすぐ4月ですね🌸
良い香りを漂わせていた梅の花も見ごろを終え、いよいよ桜の季節です！

4月は新しい社員を迎える会社も多いことでしょう。
新たに社員が入社したら、スムーズに業務が始められるよう、色々と準備が必要です。
本日は、経理業務のやるべき事をまとめてみました(^^)/

新たに社員が入社したら、やるべき事

労働者名簿の作成
労働者名簿の作成・保管は会社の義務です。
なぜなら労働者名簿には、社員に関する属性が漏れなく記載されており、経理のみならず労務や人事に欠かせない情報が集約されているからです。
各種手続きを行う際に社員労働者名簿に記載している情報を活用することもありますし、助成金の申請の際に添付が必要になることもあります。
そのため、入社時に作成した労働者名簿の内容に変更があればその都度更新していくことが必要です。

給与支払口座の確認
給与支給にあたって振込先口座の確認が必要です。
入社から1か月から2ヶ月の間に初回の給与の支払いが行われることがほとんどでしょうから、入社時に振込先口座の確認をしておくとスムーズでしょう。
振込手数料を抑える、メインバンクとの関係維持のためなどの理由により、社員の給与振込口座を特定の銀行に指定しているような会社もあるでしょう。
この場合は、社員に新たに銀行口座を作ってもらう必要があるため、入社前に案内しておいた方が親切であるといえます。

各種手当の支給確認
会社によっては福利厚生の一環として住宅手当や扶養手当などの手当てを支給していることがあります。
該当の社員が手当の支給にの有無に当てはまるのかどうかを事前に確認しておく必要があります。

給与計算ソフトの設定
給与計算を特定のソフトで行っている場合は、給与計算ソフトの設定を行っておきましょう。
勤怠管理システムにより、勤務時間を管理し給与計算に取り込んでいる場合は、勤怠管理システムの設定も必要です。
先に述べた、従業員の属性に関する情報、給与支払口座、各種手当も、給与計算ソフトに事前に設定しておくことで、給与計算をスムーズに行うことができます。

前職の源泉徴収票の受領
前職があれば源泉徴収票を提出してもらう必要があります。
その年の社員の年末調整の際に必要になるからです。
年末調整では、その年分の社員の主たる給与を合算し、給与にかかる税金の精算を行います。
そのため、その年のうちに前職だけでなくに前々職があれば、そちらの源泉徴収票も必要になります。


給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書も入社時に必ず提出してもらいましょう。
扶養控除という名前ですが、扶養の有無にかかわらずすべての従業員に提出してもらう必要があります。
申告書を提出してもらっていなければ、給与計算において税金を多く徴収する(乙欄で徴収)する必要がありますので、遅くとも最初の給与支払時までには提出をしてもらう必要があります。


特別徴収切り替え届出書
こちらは住民税に関する手続きです。

新卒で4月に入社した社員の場合、住民税の徴収が始まるのは、翌年の6月分からです。
そのため、入社の時点では住民税に関する手続きは不要です。

一方で、中途入社の社員の場合は、前職での住民税の納付方法によって必要な手続きが異なります。

前職で普通徴収(社員自らが住民税を納付）していた場合は、そのまま普通徴収を続けても問題ありません。
もし社員から特別徴収(給与からの天引き)への切り替えの申出があった場合には、「特別徴収切り替え届出書」を提出します。
特別徴収に切替えた月以降は、給与から住民税を天引きする必要があります。

一方で前職で特別徴収をしている場合、前職の会社からの「給与所得者移動届出書」が送られてこない場合には、
その社員の住民税の徴収方法は普通徴収に切り替わっています。
この場合、会社としては特にすることはありません。
社員から特別徴収への切り替えの申出があれば、「特別徴収切り替え届出書」を提出します。

前職の会社から「給与所得者移動届出書」が送られてきた場合には、届出書に記載された切替月移行は、転職先の会社で特別徴収をする必要があります。
したがって、住民税を特別徴収を行うために、給与計算ソフトの設定、住民税の徴収額の確認が必要です。
住民税の徴収額は、社員が住んでいる市区町村から特別徴収税額（変更）通知書が届きますので、そちらで確認できます。

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
社員は働いている会社の健康保険、厚生年金に加入しますので、入社や転職時には加入手続きが必要です。
(扶養家族に該当する場合、年金受給者等の一定の場合を除きます)
この手続きは入社後5日以内に行うことが必要ですので、スケジュールに注意が必要です。


健康保険被扶養者(異動)届　※扶養家族がいる場合
社員によっては、配偶者やお子様を健康保険の扶養家族とされている場合があります。
その場合、扶養家族に係る健康保険の変更届出も必要です。

国民年金第3号被保険者 資格取得等届　※扶養配偶者がいる場合
上記同様に、配偶者を厚生年金の扶養としている場合には、配偶者の国民年金に関する変更手続きも必要です。

年金手帳の預かり　※会社によります
最近では、社員の年金手帳を会社が預かっている事は稀なようですが、もし年金手帳を預かっているのであれば、従業員から提出していただく必要があります。

雇用保険被保険者資格取得届の提出
雇用保険は、労働者を雇用する場合には加入しなければならない制度です。
社員が入社した日の翌月10日までに雇用保険の資格取得手続きが必要です。
この手続きは管轄のハローワークでおこないます。
手続きにあたっては、雇用保険被保険者番号とマイナンバーの記載欄があります。
先に述べた労働者名簿等で情報を確認するできるとスムーズです。

雇用保険被保険者証の預かり
雇用保険被保険者資格取得届の提出にあたり、雇用保険被保険者証番号を記載する必要があります。
中途入社の社員の場合、前職の会社が発行した雇用保険被保険者証に番号が記載されていますので、入社時に提出してもらうようにしましょう。

マイナンバーカードは本人確認書類としても利用することができ、従業員の本人特定のために必要なものです。
マイナンバーカードの両面を保管しておきましょう。
マイナンバーの漏洩には罰則規定があるので、取り扱いには厳重な注意が必要です。
紙での保管より、人事ソフトなどのセキュリティ対策が講じられたソフトで管理するのが良いでしょう。

会社によってはやる必要があること

会社によっては、以下の業務も経理担当者が行う場合があります。
社員が入社後に慌てないよう、事前に誰が行うか確認しおてくとスムーズです。

①備品の準備
　社員証、セキュリティカード、名刺、パソコン、携帯電話等の準備
②各種セットアップ
　メールアドレスの取得
　勤怠システムのログイン設定
　社内イントラのログイン設定
③就業規則の案内

まとめ

いかがだったでしょうか。
新規入社の社員の方にとって、入社直後の接点が最も多いのが社長様や経理担当者の方ではないでしょうか。
中小企業やスモールビジネスの社長様にとっては、経理担当者＝社長様本人ということも多いですよね🌸
社員の入社時にやるべき事は多いものですが、準備不足で慌てた様子だと新しく入社された方は少し不安になるかもしれません。
社員の入社後に慌てないよう、事前にやるべきことを確認しておくと安心です(^^)/